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Comment gérer plusieurs clients en même temps en community management ?

yacine kais coaching community managers

Yacine Kaïs, Le coach des CM

Pas facile de gérer plusieurs clients en même temps quand on est CM freelance ! Charge mentale, maintien de la qualité, organisation… les défis sont nombreux, mais pas insurmontable.

Avec un ou deux clients, la quantité de travail reste gérable et tu peux laisser la place aux imprévus. Mais dès que ton portefeuille augmente, il devient indispensable d’être plus organisé et rigoureux (implémente donc ces bonnes habitudes dès aujourd’hui !). 

Dans cet article, je te partage mes meilleurs conseils pour gérer plusieurs clients en même temps en tant que CM.

Gérer plus de clients en community management

Planifie tes posts à l’avance

Aujourd’hui, Facebook propose son propre outil de planification, fonctionnant également pour Instagram. Le Creator Studio est un logiciel gratuit en ligne qui permet de programmer et publier tous tes posts sur Facebook et Instagram. Creator Studio existe aussi sur smartphone.

Creator Studio est idéal pour publier sur Facebook et Instagram car il est gratuit en plus d’être assez intuitif. Mais pour un client qui publie du contenu sur LinkedIn, TikTok ou encore Pinterest, que choisir ? Il existe d’autres outils en ligne. En revanche, ceux que je vais te présenter sont généralement payants (si tu veux accéder aux fonctionnalités nécessaires à ton métier). Les plus connus sont donc Hootsuite, Buffer et Later. Ce dernier outil propose une interface simple, design et agréable à utiliser au quotidien. Later est compatible avec de nombreux réseaux sociaux, permettant ainsi de centraliser la planification des posts sur les différents médias au sein d’un même outil.

Les autres avantages des outils de planification

Grâce à des outils comme Creator Studio, plus besoin de créer ton calendrier éditorial sur un tableur. Tu planifies tes posts directement dans l’outil et les présentes à ton client (selon ton processus) via l’interface. De même, tu visualises en un clin d’œil les thématiques déjà abordées les semaines précédentes afin de rendre ton contenu plus pertinent auprès de ton audience.

Le second avantage des outils de planification est la centralisation et l’affichage des indicateurs de performance. Publier du contenu, c’est bien. Comprendre ce qui marche auprès de l’audience pour optimiser ses futures publications, c’est encore mieux. Grâce aux tableaux de bord et aux statistiques complètes, tu peux évaluer la stratégie et les actions mises en place et ajuster si nécessaire.

Garde le contrôle à l’aide d’un outil de gestion de tâches

Lorsque tu gères plusieurs clients en même temps, la charge mentale peut devenir énorme et tu n’es pas à l’abri d’oublier des tâches importantes. Et si tu notais ta to-do list et tes idées sur un outil pour ne plus rien oublier ? Des outils en ligne comme Trello, Monday, Notion ou ClickUp sont l’idéal pour t’aider dans la gestion de ta to-do list et s’organiser en tant que CM. Tu entres toutes tes missions et leurs deadlines dans cet outil et les fait apparaître sous forme de tableau, de Gantt ou de calendrier.

Pour les Community Managers, les trois applications les plus adaptées sont Notion, ClickUp et Trello. Elles offrent toutes la possibilité de créer un fichier de notes, utile lors des réunions avec tes prospects ou tes clients. Ces outils te permettent également de décharger ton cerveau et de noter toutes tes idées, tes analyses et tes projets en cours. Le plus important est avant tout de délivrer les missions que tu as vendues à tes clients dans les délais. Les outils de gestion de tâches ont l’avantage de t’aider à visualiser en un coup d’œil les tâches à réaliser dans ta journée pour t’organiser et mieux planifier ta semaine

Enfin, pense à synchroniser ton calendrier avec ton outil de gestion de tâches. En effet, n’oublie pas de noter tes différentes réunions avec tes prospects ou avec tes clients pour suivre l’avancée de tes projets.

Communique régulièrement avec tes clients par e-mail

Dans le freelancing, beaucoup d’indépendants communiquent correctement avec le client avant la signature du contrat… Puis ne donnent plus de nouvelles lorsqu’ils effectuent les prestations ! La communication client est un facteur clef de succès en tant que community manager. La majorité des clients n’attendent pas que tu documentes par mail tous tes faits et gestes. Mais, envoyer régulièrement un état des lieux des actions menées et leurs résultats renforcent le lien avec ton client. Partage les réussites, mais aussi les problématiques que tu rencontres. Non seulement tu valorises ton travail en expliquant que tu comprends pourquoi une publication n’a pas fonctionné, mais tu crées de la confiance en étant transparent sur les moins bons résultats.

Pour ce faire, je te conseille d’utiliser l’e-mail plutôt que la messagerie comme WhatsApp, Messenger ou Slack pour communiquer avec tes clients. En effet, l’e-mail laisse une trace et il représente la preuve que tu communiques correctement avec ton client. S’il n’ouvre pas l’e-mail, c’est sa responsabilité. Tandis que les autres canaux peuvent facilement être débordés de messages.

Si un client demande plus de communication avec toi, intègre un appel mensuel ou bimensuel dans le contrat. Il est important de valoriser ton temps et d’être rémunéré pour les appels de suivi. Ces échanges permettent d’entrer plus en détail dans l’explication des résultats. De même, tu détailles en profondeur les actions menées, les statistiques de tes rapports et les publications prévues pour les semaines suivantes pour optimiser le contenu. 

L’automatisation des rapports avec Databox

Avec Databox, tu peux créer des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs de performances principaux. Tu connectes les tableaux avec les différents réseaux sociaux pour obtenir les statistiques en temps réel comme l’évolution du nombre d’abonnés, le nombre de publications ou le taux d’engagement.

Le premier avantage est que tu observes les résultats de tes actions grâce à un tableau simple et sur-mesure. Le second avantage est que tu peux sélectionner une période précise, exporter le tableau et l’envoyer au client automatiquement ! Ainsi, le client reçoit le rapport d’analyse sans que tu aies besoin d’expliquer toi-même les chiffres par écrit.

Pour créer ton Databox, utilise les templates mis à disposition que tu peux personnaliser selon tes besoins en ajoutant ou retirant les indicateurs qui ne sont pas pertinents pour toi.

Ce que j’adore plus avec Databox, c’est que tu peux programmer l’envoi des rapports automatiquement à la période que tu le souhaites. Tu peux, par exemple, programmer l’envoi d’un rapport mensuel à ton client  automatiquement  

Délègue les tâches qui te prennent le plus de temps

Lorsque tu as plusieurs clients à gérer simultanément, tes semaines commencent à être bien remplies. C’est pourquoi tu dois optimiser ton temps et te concentrer sur ce qui apporte le plus de valeur : la loi de Pareto du 20/80. Cette loi affirme que 20 % de tes efforts amènent 80 % du résultat. Ainsi, délègue les tâches qui te prennent beaucoup de temps sans apporter beaucoup de valeur (ou de revenus). En gagnant du temps grâce à la délégation, tu peux prendre en charge d’autres clients et augmenter ton chiffre d’affaires. Les premières tâches à déléguer en tant que CM sont les routines d’engagement et la création des publications.

Une autre stratégie consiste à déléguer les tâches sur lesquelles tu n’es pas expert. Par exemple, tu peux être très bon en création visuelle, mais moins en rédaction (ou vice-versa)  Tu vois donc où je veux en venir : délègue la partie où tu es moins bon à un autre freelance qui a des compétences complémentaires aux tiennes. Tu passes alors de community manager freelance à agence.

Pour sélectionner un freelance, je te conseille d’en tester plusieurs sur la même mission et de garder le meilleur. Ce test coûtera un certain budget, mais tu assures des prestations de qualité par la suite. Une autre solution est de faire appel à ton réseau pour qu’on te recommande un professionnel de confiance. Si tu préfères assurer la qualité des prestations, effectue une mission test avec le freelance, même s’il t’a été recommandé.

Conclusion pour gérer plusieurs clients en community management

Même si tu ne ressens pas le besoin aujourd’hui de mieux t’organiser, commence d’ores et déjà à prendre de bonnes habitudes pour être capable d’absorber plus de projets et augmenter tes revenus. Cela t’apprendra aussi à travailler sur ton business et non plus dans ton business.

Tu auras plus de temps pour toi et pourras acquérir de nouveaux clients en toute confiance grâce au système déjà mis en place. Au plus tôt, tu mets en place des processus clairs et simples dans ton activité, au plus vite tu atteindras tes objectifs !

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