Facture community manager : le guide

Fraîchement lancé en tant que community manager freelance, tu te poses certainement pas mal de questions concernant la facturation… 

Quelles sont les mentions légales obligatoires à indiquer ? Quelle est la différence entre un devis et une facture ? Pour quel logiciel de facturation opter ? Comment fixer tes tarifs ? 

Découvre dans cet article tout ce que tu dois savoir avant d’envoyer ta facture de community manager à ton premier client !

Quelles sont les mentions légales obligatoires pour une facture de community manager ?

Une fois ta mission terminée, il est temps d’envoyer la facture à ton client. Pour que ce document soit valable, tu dois y faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires sous peine d’amende. Il faut indiquer:

• le terme « facture » ;
• le numéro de la facture ;
• la date d’émission de la facture ;
• la date de la prestation de service (livraison ou fin de mission) ;
• tes coordonnées professionnelles (nom, prénom, SIRET, adresse) ;
• les coordonnées du client (nom, adresse) ;
• ton numéro TVA ou la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » si tu n’es pas assujetti à la TVA ;
• la désignation des prestations (nature, quantité, prix unitaire hors TVA) ;
• la somme globale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• le taux et le montant de la TVA applicable ;
• les conditions de paiement (délai de règlement, réduction de prix, conditions d’escompte, taux des pénalités de retard et mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €).

Tu as besoin de visualiser les informations par une illustration ? Découvre un exemple de facture pour community manager en fin d’article pour voir à quoi ça ressemble. Avec une image, c’est toujours plus parlant !

À quoi sert une facture en community management ?

Établir une facture n’est pas aussi amusant que de créer du contenu sur les réseaux sociaux, mais ça fait partie du métier de community manager freelance. En effet, la facturation joue un rôle capital dans le fonctionnement de ta micro-entreprise, alors je te conseille d’y faire attention !

Une preuve juridique

Tu as effectué tes prestations et tu aimerais que ton client paie ? Eh bien, en envoyant une facture, tu l’invites à le faire : ça te donne le droit d’exiger un paiement en échange de tes services rendus. Ce document possède une valeur juridique et permet d’éviter des problèmes avec tes clients. En cas de litige, il peut servir de preuve devant la loi.

Une fonction commerciale

Ce papier joue également un rôle commercial puisqu’il officialise l’achat de tes services de community manager. Il atteste de l’existence d’une transaction commerciale en présentant les conditions de vente, les informations sur les prestations, etc. C’est une trace écrite de ton activité d’auto-entrepreneur.

Un justificatif comptable et fiscal

La facture pour un community manager ne sert pas qu’à éviter des problèmes avec les clients! En matière de comptabilité et de fiscalité, c’est une pièce justificative indispensable. Tu en as besoin pour établir les comptes annuels, déclarer la TVA et calculer les impôts à payer. C’est donc un document important pour la gestion administrative de ton entreprise.

À lire : combien gagne un community manager freelance ?

Quelle est la différence avec le devis ?

Le devis est un document informatif que tu envoies avant le début d’une mission. Il permet au prospect de visualiser le contenu de ton offre : les prestations proposées, les tarifs et les conditions. À ce stade, le client peut encore refuser ou négocier l’offre. Le devis n’a pas de valeur légale, mais une fois signé, il se transforme en bon de commande. Dans ce cas, le client s’engage à payer la prestation lorsque celle-ci sera effectuée.

Le devis en community management n’est pas obligatoire. Toutefois, pour éviter toute déconvenue avec tes clients, je te conseille d’en préparer un avant chaque projet, car le devis signé est la preuve que le client a commandé la prestation. En l’absence de devis signé, un client de mauvaise foi peut considérer qu’aucune prestation correspondant à la facture n’a été commandée.

La facture, quant à elle, s’envoie une fois la prestation achevée et invite le client à payer la somme due. C’est la preuve qu’il y a eu une opération commerciale. Contrairement au devis, elle est obligatoire pour chaque vente réalisée et ne peut être modifiée.

Tu veux savoir comment préparer un devis pour des services de CM ? Je t’explique dans cet article les erreurs à éviter et les étapes pour réaliser un devis convaincant.

Comment facturer ses services de community manager ?

Au taux journalier moyen (TJM)

Facturer au taux journalier moyen consiste à définir le prix de ses prestations en community management à la journée (7 à 8 h). Par exemple, la mise en place d’une campagne de publicité sur les réseaux sociaux te prend 3 jours. Pour calculer le prix global de la prestation, tu multiplies le nombre de jours de travail (ici 3) par ton TJM. Tu peux ensuite calculer un forfait à partir de ce chiffre. C’est aussi simple que ça !

Cette méthode de facturation convient aux missions one shot. En tant que freelance, on privilégie les contrats sur le long terme pour ne pas devoir tout le temps démarcher de nouveaux clients. Comme les projets ponctuels sont moins avantageux financièrement, ils se facturent plus cher. Dans ce cas, définir ses tarifs au TJM est un choix adéquat.

D’ailleurs, comment calculer ton taux journalier moyen ? Détermine ton revenu net annuel idéal en tenant compte des charges sociales. Tu obtiens alors ton objectif de chiffre d’affaires. À ce montant, il faudra enlever les frais annexes comme le matériel informatique, les abonnements, etc. Ensuite, calcule le nombre de jours travaillés dans l’année. Il ne te reste plus qu’à diviser le revenu total par le nombre de jours de mission pour connaître ton taux journalier moyen.

À la prestation globale

En tant que community manager freelance, tu ne vends pas un temps de travail comme un salarié, mais tu vends un résultat. À mon sens, facturer des missions récurrentes selon le TJM n’est pas logique si tu as un statut d’auto-entrepreneur dans le secteur du marketing digital.

Alors, comment facturer des missions de CM ? D’abord, réfléchis à toutes les tâches que tu dois effectuer pour atteindre les objectifs de ton client. C’est le moment de faire une liste : stratégie de contenu sur les social media, veille concurrentielle, analyse des résultats, etc. Ensuite, définis le tarif en fonction de tout le travail à réaliser. Il doit se trouver entre ton prix plancher (celui en dessous duquel tu ne serais pas à l’aise de descendre) et le prix idéal que tu aimerais facturer.

Pour plus d’informations sur la fixation des prix, je t’invite à lire cet article : Comment calculer le tarif d’un community manager freelance ?

Quel logiciel de facturation pour faire ses factures de CM freelance ?

Tu peux éditer tes factures de community manager sur le logiciel Freebe, un outil de facturation en ligne dédié aux freelances en micro-entreprise. Rapide et facile à utiliser, l’éditeur reporte automatiquement les données de tes clients et les mentions obligatoires. Avec Freebe, tu es sûr d’envoyer des factures conformes à la loi.

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P. S. : je rappelle que depuis 2018, il est interdit d’éditer des factures avec Word ou Excel. Il est donc obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation en conformité avec la loi.

À quel moment envoyer la facture ?

Généralement, les prestations de CM se paient en fin de mois (à la livraison de la prestation).

Si la prestation démarre en milieu de mois, tu peux envoyer une facture au prorata à la fin du premier mois.

La facture doit habituellement être réglée sous 30 jours, mais tu peux négocier un paiement à réception de facture avec ton client.

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